Persondatapolitik for foreningsmedlemmer
I Newsec Property Asset Management Denmark A/S (Newsec) tager vi beskyttelsen af personoplysninger alvorligt, og vi har derfor vedtaget denne politik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger, når du er foreningsmedlem, herunder andelshaver eller ejerlejlighedsejer (eller kommende foreningsmedlem) i en ejendom, der administreres af Newsec.
1. Ansøgninger og ventelister
Ved din ansøgning om tilmelding til en venteliste i en forening, vil Newsec på vegne af foreningen indsamle følgende personoplysninger:
- navn
- adresse
- telefonnummer
- e-mailadresse
- lejlighedspræferencer
- eventuel relation til foreningens medlemmer
- eventuel prioritetsstilling på foreningens venteliste
Hvis du er erhvervsdrivende, kan vi også indsamle følgende personoplysninger om dig:
- erhverv
- stilling
Vi kan i særlige tilfælde have behov for at indsamle supplerende personoplysninger om dig. Det vil som udgangspunkt ske direkte fra dig, men vi kan også indhente supplerende personoplysninger fra andre, og du vil i så fald blive orienteret om behovet for supplerede oplysninger, og hvorfra de vil blive indsamlet, på tidspunktet for indsamlingen.
Hvis der bliver en lejlighed ledig i foreningen, som svarer til dine præferencer og eventuelle prioritetsplads, kan vi dele dine personoplysninger med foreningen og den nuværende ejer af lejligheden.
Vi behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra b og c, fordi de er nødvendige for, at vi kan sikre din identitet, registrere din interesse i og egnethed til foreningens ledige lejligheder samt for, at vi kan kommunikere med dig og den pågældende forening herom. Da vores service er afhængig af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, bedes du orientere os om ændringer hertil.
Vi sletter din tilmelding til ventelisten og dine personoplysninger 1 år efter tilmeldingen, medmindre du selv fornyer tilmeldingen, eller foreningen har andre regler for deres venteliste. Du kan til enhver tid selv bede om at få slettet din tilmelding og personoplysninger. Vi kan dog lade personoplysninger indgå i vores sædvanlige backup-procedure.
Hvis du bliver kandidat til en ledig lejlighed i foreningen, vil vi gemme dine personoplysninger til eventuel senere administrationen af foreningsmedlemsskab.
2. Administration af foreningsmedlemskab
I forbindelse med dit foreningsmedlemskab kan Newsec indsamle følgende personoplysninger om dig på vegne af foreningen:
Foreningsmedlem, beboer
- navn
- CPR-nr.
- adresse
- telefonnummer
- e-mailadresse
- billedlegitimation
- fuldmagtsforhold
- tegningsrettigheder
- nærmere anvendelse af lejligheden
- foreningsbidrag
- varme- og vandforbrug samt øvrige eventuelle forbrugsoplysninger
- bankkontonummer
- bestyrelsespost i foreningen
- husstand
- familieforhold
- udlejningsforhold
- adgangsnøgler og -kort
- indretning af lejlighed
- andelsværdi, hvis der er tale om en andelslejlighed
- betalingsmisligholdelser og øvrige overtrædelser af foreningsmedlemsskabet
- advarsler, påtaler og eksklusion
- dødsfald, rekonstruktion og konkurs
- tinglyst gæld
- tinglyste servitutter og rettigheder i lejlighed
Foreningsmedlem, erhvervsdrivende
- navn
- CPR-nr.
- adresse
- telefonnummer
- e-mailadresse
- erhverv
- stilling
- fuldmagtsforhold
- tegningsrettigheder
- billedlegitimation
- nærmere anvendelse af lejligheden
- foreningsbidrag
- varme- og vandforbrug samt øvrige eventuelle forbrugsoplysninger
- bankkontonummer
- bestyrelsespost i foreningen
- familieforhold
- udlejningsforhold
- adgangsnøgler og -kort
- indretning af lejlighed
- andelsværdi, hvis der er tale om en andelslejlighed
- betalingsmisligholdelser og øvrige overtrædelser af foreningsmedlemsskabet
- advarsler, påtaler og eksklusion
- dødsfald, rekonstruktion og konkurs
- tinglyst gæld
- tinglyste servitutter og rettigheder i lejlighed
Vi modtager dine personoplysninger enten direkte fra dig, fra foreningen eller din forenings tidligere administrator og/eller fra offentlige kilder. De pågældende oplysninger er nødvendige for, at vi på vegne af foreningen kan entydigt identificere dig og kommunikere med dig samt administrere foreningsmedlemsskabet og sikre de hermed forbundne rettigheder og forpligtelser for både dig og foreningen. Da administrationen af dit foreningsmedlemsskab således er afhængig af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, bedes du orientere os om ændringer hertil.
I forbindelse med administrationen af dit foreningsmedlemskab kan vi også have brug for at indsamle og behandle supplerede personoplysninger om dig i forbindelse med eksempelvis eventuelle myndighedsbehandlinger eller overtrædelser af foreningsmedlemsskabets vilkår. Du vil i så fald blive orienteret herom, medmindre du allerede er bekendt med indsamlingen og behandlingen, eller din interesse i at blive orienteret herom må vige for afgørende hensyn til offentlige eller private interesser, eller der er tale om håndhævelse af civilretlige krav o. lign.
Foreningen vil være dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, og vi vil være databehandler for foreningen.
Dine personoplysninger vil blive videregivet til foreningen, ligesom de vil blive videregivet til offentlige myndigheder i det omfang, vi er forpligtet hertil i henhold til dansk ret.
Vi opbevarer personoplysninger indtil, at ethvert krav i forbindelse med foreningsmedlemsskabet er forældet, hvorefter de slettes. Vi kan dog opbevare nogle personoplysninger i kortere eller længere tid, hvis personoplysningerne ikke er relevante for et eventuelt senere krav, eller hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse, som følger af dansk ret, eller hvis et retskrav skal fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Vi sletter således ikke personoplysninger, som er indeholdt i generalforsamlingsreferater eller -beslutninger, bestyrelsesreferater eller –beslutninger, myndighedsdokumenter, samt aftaler, korrespondancer o. lign., som vedrører foreningens generelle forhold. Vi kan også lade personoplysninger indgå i vores sædvanlige backup-procedure.
3. Generelt
I forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger vil Newsec overholde den til enhver tid gældende persondatalovgivning.
Vores behandling og deling af dine personoplysninger vil være begrænset til de nævnte formål eller for at opfylde eventuelle retlige forpligtelser i henhold til dansk ret. Hvis vi ønsker at anvende dine personoplysninger til et andet formål end det, som de oprindeligt var indsamlet til, vil vi orientere dig herom og hvis påkrævet indhente dit samtykke på forhånd.
Vi kan, udover til foreningen, også i medfør af Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra b, dele dine personoplysninger med vores underdatabehandlere, hvis det er nødvendigt for, at vi kan administrere dit lejemål eller i medfør af Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f, fordi vi eller din udlejer har en legitim interesse i at sikre den optimale drift af vores forretning, men i så fald kun, hvor det er vurderet, at denne legitime interesse ikke overskrides af dine interesser eller rettigheder. Du er velkommen til at bede om nærmere information om denne afvejning.Deling af dine personoplysninger sker på betingelse af, at vi først har indgået en (under)databehandleraftale med vores underdatabehandler, og at de udelukkende behandler personoplysningerne under samme formål og betingelser, herunder efterlevelse af vores persondatapolitikker og sikkerhedskrav, som Newsecs egen behandling af personoplysningerne skal overholde. Vi overfører ikke dine personoplysninger til underdatabehandlere uden for EU og EØS eller en international organisation, medmindre der foreligger et lovligt overførselsgrundlag, og i så fald vil der ske orientering herom forinden overførslen.
Vi har gennemført tekniske og organisatoriske foranstaltninger vedrørende fortrolighed og informationssikkerhed, der beskytter dine personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt, ændret, eller uautoriseret offentliggjort, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Hvis der hos os eller vores underdatabehandlere sker et brud på persondatasikkerheden, der sandsynligvis indebærer en høj risiko for dine rettigheder og frihedsrettigheder, eksempelvis diskrimination, identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil du blive underrettet om bruddet på persondatasikkerheden så hurtigt som muligt.
Vores produkter og serviceydelser er kun henvendt til personer over 18 år, og såfremt vi bliver bekendt med, at personoplysninger vedrører en identificeret eller identificerbar person under 18 år, vil de pågældende oplysninger blive slettet.
Den hurtige teknologiske- og forretningsmæssige udvikling medfører, at det kan være nødvendigt løbende at opdaterede denne politik.
4. Rettigheder
Når vi behandler dine personoplysninger (enten som dataansvarlig eller databehandler) har du en række særlige rettigheder som eksempelvis retten til at få indsigt i behandlingen af personoplysninger, retten til at få personoplysninger slettet eller retten til at klage over behandlingen af personoplysningerne til Datatilsynet.
Dine rettigheder, og hvordan du kan udøve dem, er beskrevet her:
Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til denne politik eller Newsecs generelle behandling af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte vores Compliance Officer ved at skrive til Newsec Property Asset Management Denmark A/S, Lyngby Hovedgade 4, 2800 Kongens Lyngby, att.: Compliance Officer eller ved at sende en mail til persondata@newsec.dk.