Persondatapolitik for lejere

I Newsec Property Asset Management Denmark A/S (Newsec) tager vi beskyttelsen af personoplysninger alvorligt, og vi har derfor vedtaget denne politik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger, når du er lejer (eller kommende lejer) i en ejendom, der administreres af Newsec.

1. Ansøgninger og ventelister

Ved din ansøgning om et bestemt ledigt lejemål eller din tilmelding til Newsecs venteliste til ledige lejemål, kan vi indsamle følgende personoplysninger om dig:

navn
adresse
telefonnummer
e-mailadresse
lejemålspræferencer

Da det er Newsec, der varetager ventelisterne, er det Newsec, der er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger i denne sammenhæng.

Hvis der er eller bliver et lejemål ledigt, som svarer til dine præferencer, kan vi dele dine personoplysninger med den pågældende udlejer af lejemålet i forbindelse med vores rapportering om kandidater til lejemålet.

Vi behandler således dine personoplysninger i overensstemmelse med Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra b for, at vi kan registrere din interesse i ledige lejemål og kunne kommunikere med dig og udlejer herom. Da vores service er afhængig af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, bedes du orientere os om ændringer i dine personoplysninger.

Hvis du har ansøgt om et bestemt ledigt lejemål, og du ikke får lejemålet, vil vi slette dine personoplysninger snarest muligt efter, at vi har meddelt dig, at du ikke har fået lejemålet. Bemærk dog, at du i så fald selv kan gen-tilmelde dig på vores venteliste.

Vi sletter din tilmelding til vores venteliste og dine personoplysninger 1 år efter tilmeldingen, medmindre du selv fornyer tilmeldingen. Du kan til enhver tid selv bede om at få slettet din tilmelding og personoplysninger. Vi kan dog lade personoplysninger indgå i vores sædvanlige backup-procedure.

Hvis både vi og udlejer vurderer dig som kandidat til et ledigt lejemål, vil vi gemme dine personoplysninger til eventuel senere administrationen af lejemålet.

2. Vurdering af lejer

Hvis du er kandidat til et ledigt lejemål, kan Newsec have brug for at indsamle supplerende personoplysninger om dig, eksempelvis:

CPR-nr.
indkomst
registrering i Ribers Kredit information
nærmere anvendelse af lejemålet

Hvis du er en erhvervslejer eller repræsentant for en erhvervslejer kan vi også indsamle følgende personoplysninger om dig:

erhverv
stilling
branchekendskab
økonomioplysninger
offentlige regnskabsoplysninger

Newsec er dataansvarlig for dine personoplysninger i denne sammenhæng og behandlingen af disse personoplysninger sker i overensstemmelse med Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra b for, at vi kan entydigt identificere dig og foretage en nærmere vurdering af din egnethed til det ledige lejemål. Vi deler de pågældende supplerende personoplysninger med udlejer af lejemålet, der derefter (som selvstændig dataansvarlig) kan foretage sin egen vurdering af din egnethed til det ledige lejemål. Da vurderingen af, om du kan tilbydes det pågældende lejemål, er afhængig af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, bedes du orientere os om ændringer hertil.

Vi indhenter som udgangspunkt de supplerende personoplysninger direkte fra dig. Vi kan dog også indhente supplerende personoplysninger fra andre, men i så fald vil du blive orienteret herom på tidspunktet for indsamlingen.

Vi sletter de supplerede personoplysninger, hvis du ikke får lejemålet, eller hvis du får lejemålet, og nogle eller alle af de supplerende oplysninger ikke er nødvendige for administration af lejemålet. Sletning vil ske snarest muligt efter vores meddelelse til dig om, hvorvidt du får lejemålet. Vi kan dog lade personoplysninger indgå i vores sædvanlige backup-procedure.

3. Administration af lejemål

I forbindelse med administrationen af dit lejemål kan Newsec på vegne af udlejer indsamle følgende personoplysninger om dig:

Boliglejer

navn
CPR-nr.
adresse
telefonnummer
e-mailadresse
billedlegitimation
fuldmagtsforhold
tegningsrettigheder
anvendelse af lejemål
lejeniveau
sikkerhedsstillelse
varme- og vandforbrug samt øvrige eventuelle forbrugsoplysninger
bankkontonummer
husstand
ægtefælle
hold af husdyr
separation, skilsmisse og samlivsophævelse
boligstøtte
adgangsnøgler og -kort
indretning af lejemål
fremlejeforhold
betalingsmisligholdelser
husordensovertrædelser
betalingsmisligholdelser og øvrige overtrædelser af lejeforholdet
advarsler, påtaler samt opsigelse eller ophævelse relateret til lejeforholdet
konkurs
flytning til plejehjem
dødsfald
tinglyste servitutter og rettigheder vedrørende lejeforholdet

Erhvervslejer

navn
CPR-nr.
adresse
telefonnummer
e-mailadresse
billedlegitimation
erhverv
stilling
branchekendskab
fuldmagtsforhold
tegningsrettigheder
anvendelse af lejemål
lejeniveau
sikkerhedsstillelse
omsætningstal ved omsætningsbestemt leje
varme- og vandforbrug samt øvrige eventuelle forbrugsoplysninger
bankkontonummer
adgangsnøgler og -kort
indretning af lejemål
fremlejeforhold
afståelses- og genindtrædelsesforhold
betalingsmisligholdelser og øvrige overtrædelser af lejeforholdet
advarsler, påtaler samt opsigelse eller ophævelse relateret til lejeforholdet
rekonstruktion og konkurs
dødsfald
tinglyste servitutter og rettigheder vedrørende lejemål

Vores behandling af dine personoplysninger sker primært i medfør af Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra b, fordi de er nødvendige for, at vi kan administrere og sikre opfyldelsen af din lejekontrakt. Nogle behandlinger, herunder eksempelvis opbevaring af oplysningerne om dine lejebetalinger i en periode efter du er fraflyttet lejemålet sker i medfør af Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra c, fordi vi er er retsligt forpligtede til det. Derudover foretages enkelte behandlinger, eksempelvis oplysninger om overtrædelse af husordenen, i medfør af Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f, baseret på vores eller din udlejers legitime interesser i administrationen af ejendommen, men i så fald kun, hvor det er vurderet, at denne legitime interesse ikke overskrides af dine interesser eller rettigheder. Du er velkommen til at bede om nærmere information om denne afvejning.

Vi modtager dine personoplysninger enten direkte fra dig, fra din udlejer eller din udlejers tidligere administrator og/eller fra offentlige kilder. De pågældende oplysninger er nødvendige for, at vi på vegne af udlejer kan entydigt identificere dig og kommunikere med dig samt administrere lejemålet og sikre de hermed forbundne rettigheder og forpligtelser for både dig og udlejer. Da administrationen af dit lejemål således er afhængig af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, bedes du orientere os om ændringer hertil.

I forbindelse med administrationen af dit lejemål kan vi også have brug for på vegne af udlejer at indsamle og behandle supplerede personoplysninger om dig i forbindelse med eksempelvis myndighedsbehandlinger eller overtrædelser af lejeforholdets vilkår. Du vil i så fald blive orienteret herom, medmindre du allerede er bekendt med indsamlingen og behandlingen, eller din interesse i at blive orienteret herom må vige for afgørende hensyn til offentlige eller private interesser, eller der er tale om håndhævelse af civilretlige krav o. lign.

Udlejer er i denne sammenhæng dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, og Newsec er databehandler for udlejer.

Dine personoplysninger vil blive videregivet til den pågældende udlejer af lejemålet, ligesom de kan blive videregivet til offentlige myndigheder i det omfang, vi er forpligtet hertil i henhold til dansk ret.

Som led i drift og administration af vores lejers ejendomme kan vi dele personoplysninger med samarbejdspartnere og leverandører samt tvistinstanser såsom huslejenævn og domstole.

Hvis der er behov for udbedring af en ejendom kan vi videregive personoplysninger til håndværkere, således at håndværkere kan koordinere og aftale et tidspunkt med beboeren ift. udbedring.

Hvis du bor i en ejendom, hvor der er etableret en beboerrepræsentation, er vi forpligtet til at videregive relevante oplysninger om lejerne og lejemålene til beboerrepræsentationen.

Lejekontakter skal fremvises i huslejenævnssager til brug som sammenligningslejemål, og lejekontrakter kan derfor i den forbindelse blive videregivet i anonymiseret form til huslejenævn, som i visse tilfælde dog skal besigtige lejemålene, og til eksterne advokater i en huslejenævnssag.

Bliver en ejendom solgt, således at Newsec ikke længere skal administrere ejendommen, videregives relevante oplysninger om ejendommen, herunder beboelses- og lejeforhold, til den nye administrator.

Vi opbevarer dine personoplysninger indtil, at ethvert krav i forbindelse med lejeforholdet er forældet, hvorefter de slettes. Vi kan dog opbevare nogle personoplysninger i kortere eller længere tid, hvis personoplysningerne ikke er relevante for et eventuelt senere krav, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse, som følger af dansk ret, eller hvis et retskrav skal fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Vi sletter ikke personoplysninger i varslinger, aftaler eller andre dokumenter vedrørende lejemålet, som er relevante for en senere lejefastsættelse mv. i lejemålet eller den pågældende ejendom. Vi kan også lade personoplysninger indgå i vores sædvanlige backup-procedure.

4. Generelt

I forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger vil Newsec overholde den til enhver tid gældende persondatalovgivning.

Vores behandling og deling af dine personoplysninger vil være begrænset til de nævnte formål eller for at opfylde eventuelle retlige forpligtelser i henhold til dansk ret. Hvis vi ønsker at anvende dine personoplysninger til et andet formål end det, som de oprindeligt var indsamlet til, vil vi orientere dig herom og hvis påkrævet indhente dit samtykke på forhånd.

Newsec kan, derudover i medfør af Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra b, for at kunne overholde din lejekontrakt, dele dine personoplysninger med vores leverandører / (under)databehandlere, sker det i medfør af Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f), fordi Newsec har en legitim interesse i at varetage eller optimere sin drift og administration, og kun hvor det er vurderet, at denne legitime interesse ikke overskrides af datasubjektets interesser eller rettigheder. Sådan deling sker kun på betingelse af, at vi først har indgået en (under)databehandleraftale med den pågældende (under)databehandler, og at de udelukkende behandler personoplysningerne under samme formål og betingelser, herunder efterlevelse af vores persondatapolitikker og sikkerhedskrav, som Newsecs egen behandling af personoplysningerne skal overholde. Vi overfører ikke personoplysninger til behandling uden for EU og EØS eller en international organisation, medmindre der foreligger et lovligt overførselsgrundlag, og i så fald vil der ske orientering herom forinden overførslen.

Vi har gennemført tekniske og organisatoriske foranstaltninger vedrørende fortrolighed og informationssikkerhed, der beskytter dine personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt, ændret eller uautoriseret offentliggjort og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Hvis der hos os eller vores underdatabehandlere sker et brud på persondatasikkerheden, der sandsynligvis indebærer en høj risiko for dine rettigheder og frihedsrettigheder, eksempelvis for diskrimination, identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil du blive underrettet dig om bruddet på persondatasikkerheden så hurtigt som muligt.

Vores produkter og serviceydelser er kun henvendt til personer over 18 år, og såfremt vi bliver bekendt med, at personoplysninger vedrører en identificeret eller identificerbar person under 18 år, vil de pågældende oplysninger blive slettet.

Den hurtige teknologiske- og forretningsmæssige udvikling medfører, at det kan være nødvendigt løbende at opdaterede denne politik.

5. Rettigheder

Når vi behandler dine personoplysninger (enten som dataansvarlig eller databehandler) har du en række særlige rettigheder som eksempelvis retten til at få indsigt i behandlingen af personoplysninger, retten til at få personoplysninger slettet eller retten til at klage over behandlingen af personoplysningerne til Datatilsynet. Dine rettigheder, og hvordan du kan udøve dem, er beskrevet her:

Newsec Property Asset Managements politik vedrørende registreredes rettigheder

Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til denne politik eller Newsecs generelle behandling af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte vores Compliance Officer ved at skrive til Newsec Property Asset Management Denmark A/S, Lyngby Hovedgade 4, 2800 Kongens Lyngby, att.: Compliance Officer eller ved at sende en mail til persondata@newsec.dk.